Η προσέγγιση SAP Clean Core διατηρεί τις αναγκαίες προσαρμογές χωρίς να επιβαρύνει τον πυρήνα του συστήματος.

Η SAP αλλάζει σταδιακά τον τρόπο με τον οποίο οι επιχειρήσεις προσεγγίζουν τις προσαρμογές και τις επεκτάσεις των πληροφοριακών τους συστημάτων. Σε ένα περιβάλλον όπου οι τεχνολογικές εξελίξεις είναι συνεχείς και οι νέες εκδόσεις λογισμικού ενσωματώνουν όλο και συχνότερα νέες λειτουργίες, η δυνατότητα μιας επιχείρησης να αναβαθμίζει γρήγορα και με ελεγχόμενο κόστος το ERP της αποκτά στρατηγική σημασία. Σε αυτό το πλαίσιο εντάσσεται η προσέγγιση SAP Clean Core, η οποία επιδιώκει έναν όσο το δυνατόν πιο τυποποιημένο, ευέλικτο και εύκολα αναβαθμίσιμο πυρήνα SAP.

Το Clean Core δεν σημαίνει ότι οι επιχειρήσεις πρέπει να εγκαταλείψουν κάθε προσαρμογή ή να λειτουργούν αποκλειστικά με τις standard δυνατότητες του SAP. Σημαίνει, όμως, μια ουσιαστική αλλαγή φιλοσοφίας: μετάβαση από τη λογική «τροποποιώ το SAP για να καλύψω κάθε επιχειρησιακή απαίτηση» στη λογική «αξιολογώ πού και με ποιον τρόπο πρέπει να υλοποιηθεί κάθε απαίτηση». Ο στόχος είναι να διατηρούνται εκείνες οι διαφοροποιήσεις που προσφέρουν πραγματική επιχειρησιακή αξία, χωρίς να δημιουργούν περιττές εξαρτήσεις από τον πυρήνα του συστήματος και χωρίς να δυσχεραίνουν τις μελλοντικές αναβαθμίσεις.

Από τα παραδοσιακά customizations στο Clean Core

Για πολλά χρόνια, η δυνατότητα εκτεταμένης παραμετροποίησης αποτέλεσε ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα των SAP συστημάτων. Οι επιχειρήσεις μπορούσαν να προσαρμόσουν το ERP στις ιδιαίτερες διαδικασίες τους, αναπτύσσοντας custom κώδικα (Z προγράμματα), τροποποιώντας standard αντικείμενα ή δημιουργώντας εξειδικευμένες λειτουργίες και integrations.

Με την πάροδο του χρόνου, όμως, αυτές οι παρεμβάσεις συχνά συσσωρεύονται. Ένα SAP σύστημα που λειτουργεί για δέκα ή είκοσι χρόνια μπορεί να περιλαμβάνει μεγάλο αριθμό custom developments, αρκετά από τα οποία δημιουργήθηκαν για απαιτήσεις που πλέον έχουν αλλάξει ή ακόμη και πάψει να υφίστανται. Σε άλλες περιπτώσεις, μια λειτουργία που κάποτε απαιτούσε custom ανάπτυξη έχει πλέον ενσωματωθεί στο standard προϊόν.

Το αποτέλεσμα είναι κάθε σημαντική αναβάθμιση να απαιτεί περισσότερο χρόνο για impact analysis, testing και διορθώσεις. Custom αντικείμενα μπορεί να εξαρτώνται από SAP components που έχουν αλλάξει, ενώ τροποποιήσεις στον standard κώδικα ενδέχεται να χρειάζεται να επανεξετάζονται σε κάθε νέα έκδοση.

Η φιλοσοφία του Clean Core επιχειρεί να αντιστρέψει αυτή την κατάσταση. Αντί το customization να αποτελεί την πρώτη επιλογή για την κάλυψη μιας απαίτησης, αντιμετωπίζεται ως μία από τις διαθέσιμες επιλογές και αξιολογείται με βάση την επιχειρησιακή αξία, την τεχνική βιωσιμότητα και τον αντίκτυπό του στη δυνατότητα αναβάθμισης του συστήματος.

Η αξιολόγηση των υφιστάμενων customizations

Η μετάβαση σε Clean Core δεν πραγματοποιείται με μία τεχνική ενέργεια αλλά με συστηματική καταγραφή και αξιολόγηση του υφιστάμενου τοπίου εφαρμογών και ιδιαίτερα των customizations που έχουν συσσωρευτεί με την πάροδο των ετών.

Το πρώτο ερώτημα είναι απλό αλλά κρίσιμο: χρησιμοποιείται ακόμη το συγκεκριμένο customization; Η πείρα έχει δείξει ότι σε μεγάλα SAP environments δεν είναι ασυνήθιστο να υπάρχουν custom προγράμματα, reports, interfaces ή transactions που χρησιμοποιούνται ελάχιστα ή καθόλου. Η κατάργηση τέτοιων αντικειμένων μπορεί να μειώσει σημαντικά την πολυπλοκότητα πριν ακόμη ξεκινήσει οποιαδήποτε προσπάθεια μετασχηματισμού.

Το δεύτερο ερώτημα αφορά την επιχειρησιακή αξία καθενός από τα custom αντικείμενα. Ένα customization μπορεί να χρησιμοποιείται καθημερινά, χωρίς όμως αυτό να σημαίνει ότι εξακολουθεί να είναι απαραίτητο. Πρέπει να εξεταστεί εάν η επιχειρησιακή διαδικασία που υποστηρίζει αποτελεί πραγματικό ανταγωνιστικό πλεονέκτημα ή εάν θα μπορούσε να προσαρμοστεί σε μια standard SAP διαδικασία. Οι δυνατότητες του SAP S/4HANA εξελίσσονται συνεχώς και λειτουργίες που στο παρελθόν απαιτούσαν custom ανάπτυξη μπορεί σήμερα να παρέχονται από το standard σύστημα.

Τέλος, όταν μια απαίτηση εξακολουθεί να απαιτεί επέκταση, πρέπει να αποφασιστεί πού θα υλοποιηθεί. Η απάντηση δεν είναι απαραίτητα «μέσα στον πυρήνα του ERP». Η σύγχρονη αρχιτεκτονική του SAP προσφέρει πολλές διαφορετικές δυνατότητες επέκτασης, επιτρέποντας σε αρκετές περιπτώσεις την αποσύνδεση των custom εφαρμογών και λειτουργιών από τον βασικό πυρήνα.

Επεκτάσεις χωρίς επιβάρυνση του πυρήνα

Κεντρική αρχή του Clean Core είναι η αξιοποίηση σταθερών και υποστηριζόμενων σημείων επέκτασης και APIs αντί για άμεσες παρεμβάσεις στον standard κώδικα. Με αυτόν τον τρόπο, ο πυρήνας μπορεί να εξελίσσεται με μικρότερο κίνδυνο να επηρεαστούν οι επιχειρησιακές επεκτάσεις.

Ανάλογα με την περίπτωση, ορισμένες επεκτάσεις μπορούν να πραγματοποιηθούν εντός του S/4HANA μέσω των προβλεπόμενων μηχανισμών extensibility, ενώ άλλες μπορούν να υλοποιηθούν εκτός του ERP. Η πλατφόρμα SAP Business Technology Platform (SAP BTP) αποτελεί σημαντικό στοιχείο αυτής της προσέγγισης, καθώς μπορεί να φιλοξενήσει εφαρμογές, integrations, automations και άλλες επεκτάσεις που συνεργάζονται με το S/4HANA μέσω ελεγχόμενων interfaces.

Η λογική αυτή συχνά περιγράφεται ως «side-by-side extensibility». Αντί μια νέα επιχειρησιακή εφαρμογή να ενσωματώνεται βαθιά στον πυρήνα του ERP, μπορεί να λειτουργεί παράλληλα με αυτόν, αξιοποιώντας APIs και services. Έτσι μειώνεται η σύζευξη μεταξύ custom λύσεων και του SAP core.

Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε ανάπτυξη πρέπει να μεταφερθεί στο BTP. Η επιλογή αρχιτεκτονικής πρέπει να γίνεται ανάλογα με το είδος της απαίτησης. Απλές προσαρμογές μπορεί να είναι προτιμότερο να πραγματοποιούνται μέσω των standard εργαλείων extensibility του S/4HANA, ενώ πιο σύνθετες ή ανεξάρτητες εφαρμογές μπορούν να αποτελέσουν κατάλληλους υποψηφίους για side-by-side υλοποίηση.

Clean Core και ταχύτερες αναβαθμίσεις

Το σημαντικότερο όφελος ενός καθαρότερου πυρήνα γίνεται εμφανές κατά τις αναβαθμίσεις. Όσο περισσότερες παρεμβάσεις υπάρχουν στον standard κώδικα και όσο μεγαλύτερη είναι η εξάρτηση των custom εφαρμογών από εσωτερικά αντικείμενα του SAP, τόσο αυξάνεται το εύρος του regression testing και ο κίνδυνος εμφάνισης προβλημάτων.

Σε ένα περιβάλλον που ακολουθεί τις αρχές του Clean Core, οι αναβαθμίσεις μπορούν να γίνουν περισσότερο προβλέψιμες. Η επιχείρηση έχει καλύτερη εικόνα των επεκτάσεών της, χρησιμοποιεί ελεγχόμενα interfaces και περιορίζει τις άμεσες τροποποιήσεις στον πυρήνα. Κατά συνέπεια, μειώνεται το τεχνικό ρίσκο και μπορεί να περιοριστεί ο χρόνος που απαιτείται για testing και remediation.

Η δυνατότητα συχνότερων αναβαθμίσεων έχει και μία δεύτερη διάσταση: επιτρέπει στις επιχειρήσεις να αξιοποιούν ταχύτερα τις νέες δυνατότητες της SAP. Ένας οργανισμός που αποφεύγει μια αναβάθμιση επειδή φοβάται τον αντίκτυπο σε εκατοντάδες custom developments κινδυνεύει να παραμένει για χρόνια σε παλαιότερες εκδόσεις. Αντίθετα, ένας καθαρότερος και καλύτερα ελεγχόμενος πυρήνας δημιουργεί τις προϋποθέσεις για συνεχή τεχνολογική εξέλιξη.

Το Clean Core ως συνεχής διαδικασία

Το Clean Core δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ένα εφάπαξ έργο «καθαρισμού» πριν από μια μετάβαση στο SAP S/4HANA. Αν μετά το transformation project η επιχείρηση επιστρέψει στην παλιά πρακτική και αρχίσει ξανά να δημιουργεί ανεξέλεγκτα customizations, σε λίγα χρόνια θα έχει αναδημιουργήσει το ίδιο τεχνικό πρόβλημα.

Για τον λόγο αυτό απαιτείται ένα σταθερό μοντέλο διακυβέρνησης (governance). Κάθε νέα απαίτηση πρέπει να περνά από συγκεκριμένη διαδικασία αξιολόγησης: Μπορεί να καλυφθεί από τη standard λειτουργικότητα; Μπορεί να αλλάξει η επιχειρησιακή διαδικασία; Αν απαιτείται επέκταση, ποιος είναι ο καταλληλότερος μηχανισμός; Υπάρχει διαθέσιμο και υποστηριζόμενο API; Ποιος θα είναι ο αντίκτυπος σε μελλοντικές αναβαθμίσεις;

Παράλληλα, ο οργανισμός χρειάζεται διαρκή εικόνα του custom code και των επεκτάσεών του. Η χρήση, η επιχειρησιακή κρισιμότητα και η τεχνική συμβατότητα των custom αντικειμένων πρέπει να επανεξετάζονται περιοδικά. Το Clean Core, επομένως, δεν είναι μόνο αρχιτεκτονική προσέγγιση αλλά και μοντέλο διακυβέρνησης του κύκλου ζωής των SAP εφαρμογών.

Από το «customize by default» στο «standardize by default»

Η ουσιαστικότερη αλλαγή που εισάγει το SAP Clean Core δεν είναι τεχνική αλλά οργανωτική. Οι επιχειρήσεις καλούνται να επανεξετάσουν την αντίληψη ότι το ERP πρέπει να προσαρμόζεται σε κάθε υφιστάμενη διαδικασία.

Η νέα προσέγγιση αντιστρέφει το ερώτημα. Πριν δημιουργηθεί μια νέα προσαρμογή, πρέπει να εξεταστεί εάν υπάρχει πραγματικός λόγος η συγκεκριμένη διαδικασία να διαφοροποιείται από το standard. Εκεί όπου η διαφοροποίηση προσφέρει ανταγωνιστικό πλεονέκτημα ή ουσιαστική επιχειρησιακή αξία, είναι λογικό να διατηρηθεί και να υποστηριχθεί με την κατάλληλη αρχιτεκτονική. Εκεί όμως όπου αποτελεί απλώς ιστορική πρακτική, η υιοθέτηση του standard μπορεί να είναι πιο αποτελεσματική.

Το ζητούμενο, επομένως, δεν είναι ένα SAP σύστημα χωρίς καμία προσαρμογή αλλά ένα σύστημα στο οποίο κάθε προσαρμογή υπάρχει για συγκεκριμένο λόγο, έχει αξιολογημένη επιχειρησιακή αξία και έχει υλοποιηθεί με τρόπο που περιορίζει την εξάρτηση από τον πυρήνα.

Σε αυτή τη λογική βρίσκεται και η πραγματική αξία του Clean Core. Ένας καθαρότερος SAP πυρήνας απλοποιεί τη συντήρηση και δημιουργεί καλύτερες προϋποθέσεις για ταχύτερες και ασφαλέστερες αναβαθμίσεις. Κυρίως, όμως, επιτρέπει στο ERP να μετατραπεί από ένα σύστημα που η επιχείρηση δυσκολεύεται να αλλάξει σε μια τεχνολογική πλατφόρμα που μπορεί να εξελίσσεται μαζί της.